向管理要效益——華韓集團OA辦公系統(tǒng)投入使用

近日，記者從華韓整形美容醫(yī)院投資股份有限公司了解到，這家成立不到一年的集團在內(nèi)部做了多項優(yōu)化管理的措施，其中，全面推行OA辦公系統(tǒng)便是其中卓有成效的一項。
 

首先，集團使用OA辦公系統(tǒng)以來，工作效率明顯變快。要按過去的程序，報告、審批文件等等，每天幾十份文件，要在各位老總和職能部門之間轉(zhuǎn)一圈，少則三到五天，多則十天半月。有時候一份文件可能壓在某個總監(jiān)手里，興許十天半月也不見得能“轉(zhuǎn)”出來，大大影響了工作效率。

企業(yè)OA系統(tǒng)，主要包括內(nèi)部郵件系統(tǒng)、文件分發(fā)和公文處理系統(tǒng)等。比起過去的文件審閱流程，一份報告從擬稿、送審到批復(fù)，整個過程快多了。有了OA系統(tǒng)之后，文件完全在網(wǎng)上發(fā)送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，有些需要擬議的文件，可以同時分發(fā)，大大加快了公文“旅行”的節(jié)奏。更重要的是，公文“旅行”帶上了“時間戳記”，文件什么時間發(fā)送的，現(xiàn)在到了哪個環(huán)節(jié)，需要什么時間回復(fù)，回復(fù)狀況如何，一目了然。

其次，內(nèi)部溝通多了，管理更民主了。在用了一段時間后，大家似乎才真正意識到OA系統(tǒng)的好處。對總部上下影響大的是內(nèi)部溝通系統(tǒng)，這包括電子郵件、公文發(fā)布和辦公事務(wù)處理。這個影響，如果用一句話來概括，那就是“改變了大家過去的工作習(xí)慣”。比如普通職員，有問題直接可以給老總發(fā)郵件，這已經(jīng)不是什么新鮮事了；辦公事務(wù)相對過去顯得更透明了，現(xiàn)在公司正在關(guān)注哪些問題，那些問題的討論進展到什么程度了，相關(guān)的資料，比如庫存、定單進展情況，有關(guān)人員可以很方便地在內(nèi)部網(wǎng)上面看到。

目前華韓集團的目標(biāo)就是，培養(yǎng)集團員工每天上班的第一件事情，就是看看自己的“電子公告”、“待辦工作”、“在辦工作”、“你的郵件”分別是什么狀態(tài)，看看自己的工作計劃里還有哪些需要協(xié)調(diào)的問題，需要哪些數(shù)據(jù)和資料。使工作由一座精確的“時鐘”，以大家共同可以感受到的節(jié)奏控制著，整個集團有序地運轉(zhuǎn)著，人為的干預(yù)大為減少。

華韓集團CEO李昕隆先生就有感受，“計算機網(wǎng)絡(luò)突破了管理幅度的限制。過去我很難做到直接與下屬的溝通，現(xiàn)在這很方便，可以說我的‘眼睛更亮了、耳朵更長了。”